本系統把案卷按特性分為十二種類別，支持案卷的分類保存，根據案卷的種別和保存位置，為每件案卷建立唯一的標識碼進行電子檔案化管理，并用射頻電子標簽（EPC）進行識別和區分。案卷被從案卷保管室調出及歸還時，監控系統能自動以非接觸方式對案卷上的射頻電子標簽進行掃描并啟動網絡攝像機抓拍記錄，沒有辦理調出手續或取錯案卷的情況，系統能通過聲訊報警進行提醒。通過選配的手持盤庫機，結合相應的盤庫軟件，幾千上萬件案卷可以在十幾分鐘之內完成盤點工作。系統的網絡化功能，提供了案卷分類統計分析，為領導和上級主管部門更好地監督和指導案卷管理工作提供了準確的數據和高效的平臺。

功能模塊

       ★信息提醒

 

       需用戶審批的的案卷操作請求記錄的查看；逾期未還的案卷信息提醒；保存期超期案卷信息提醒；案卷存放情況數據統計提醒；

       ★案卷管理

 

       完成從案卷出登記、入庫到出庫、移交、銷毀、遺失等全流程的案卷管理。保存所有交接證據和記錄。

       系統允許將暫放在案卷暫存區的案卷納入管理，待將案卷正式入庫時，指定存儲位置，進行入庫即可。

       案卷流轉追溯 可根據各類查詢條件對案卷進行快速索引，查看案卷詳細信息，存放情況等；對案卷所有歷史操作記錄和流轉記錄進行追溯。

       案件管理 完成案件管理功能，包含案件的添加、修改、刪除以及詳細信息查看，自定編碼功能，快速索引,自動歸檔案件相關音視頻。

       ★統計報表

 

       對在庫案卷定時進行盤點導出到文檔進行保存備案；對單位所有在庫、出庫等所有狀態的案卷進行統計，圖形化分析輸出；

       對所有案卷歷史出入情況進行統計，報表輸出；

       對存儲設備使用情況進行統計，報表輸出；

       ★權限及審批管理

 

       對系統用戶進行管理，分配用戶登錄名和用戶信息；對用戶進行權限分配和管理；支持多單位數據管理和下屬部門案卷分別獨立管理；

       對各類案卷出庫和操作進行審批流程設置，可以根據案卷重要性對案卷進行分級控制，自定義審批流程；

       操作記錄追溯 快速查詢相關人員歷史經手的所有案卷信息列表、時間、案卷狀態等；隨時追溯案卷及人員在某時間段的歷史操作記錄；

       ★手持式盤庫接口

 

       手持盤庫系統接口，可隨時導出案卷在庫表到手持盤庫設備使用手持機盤庫系統進行手持式快速盤庫（需外配手持盤庫系統）。實時顯示盤點盤虧數據信息及圖片，方便迅速進行二次盤點和案卷核對；

       ★遠程案卷管理

 

       公安內網授權用戶可隨時根據權限查詢本單位案卷信息、案卷狀態、案件信息、案件及相關圖片信息；根據授權，遠程對案卷出入庫和處理申請進行審批，添加審批意見；

       遠程案卷追溯 根據授權實時查詢案卷歷史流轉記錄信息和追溯案卷歷史活動軌跡。實時了解本單位的案卷存儲情況和狀態，各類案卷在庫和出庫數量統計信息；各案卷出入庫及歷史處理操作記錄；